Seit vielen Jahre führe ich ein Notizbuch und notiere darin all meine Protokolle, Aufgaben, wichtigen Informationen, Ergebnisse, Ziele und Aktivitäten. Trotz aller Smartphones, Tablets, Apps und digitaler Helfer ist die Arbeit mit einem “analogen” Notizbuch für mich die beste Arbeitsweise. Gedanken sortieren, Information erfassen, schnelles Nachlesen der besprochenen Inhalte aus dem letzten Meeting – alles kein Problem.
Es ist kein Geheimnis und wissenschaftlich bewiesen – je mehr Sinne im Lernprozess angesprochen werden, desto besser und nachhaltiger speichert das Gehirn die Information. Durch die Hand in den Kopf. Diese Aussage begleitet mich seit dem Studium und hat sich bis heute bewahrheitet.
Das Notizbuch hat einen wesentlichen Nachteil – es hat keine automatische Erinnerungsfunktion. In meiner täglichen Arbeit werde ich mit offenen oder zu klärenden Punkten konfrontiert. Aus meiner Projektarbeit, Unklarheiten beim Personal in Führungsaufgaben, aus Kundenterminen bei Vertriebsaktivitäten in allen Bereichen entstehen offene Punkte, die es mit anderen zu besprechen gilt. Alle offenen Punkte werden im Notizbuch festgehalten – mit einem Zieltermin, einer Verantwortlichkeit und einer Priorität markiert.
Wenn ich nun geplant oder spontan einen Kollegen treffe, mit dem es offene Punkte zu besprechen gilt, wie halte ich nach, dass ich tatsächlich auch alle offenen Punkte mit ihm bespreche? Gut – vorausgesetzt andere Einflüsse, wie der übliche Zeitdruck, lassen es überhaupt zu.
Das Verweis-Register
Zusätzlich zum Notizbuch führe ich eine weitere Liste als eine Art Verweis-Register. Dieses Register ist nach Personen, Kollegen, Kunden und Regelterminen gegliedert. Was ist der Nutzen einer zusätzlichen Liste, wenn man doch schon ein Notizbuch? Warum also die doppelte Buchführung?
Die Antwort darauf ist sehr einfach. Die Gliederung nach Personen und Terminen erlaubt es mir, das Thema mit der Person oder dem Termin zu verknüpfen. Die Liste verbindet die Personen oder den Termin mit den offenen Punkten bzw. den Informationen, die ich weiter geben muss oder die mit einer Aufgaben verbunden sind.
Die Liste vereinfacht die Vorbereitung auf einen Termin in vielfacher Weise. Ein Durchblättern und Filtern der relevanten Notizen in Vorbereitung auf einen Meeting entfällt. Die Agenda für den Termin ist bereits fertig. Durch das regelmäßige Aufnehmen und Zuordnen der Themen zu Personen oder Terminen ist sofort ersichtlich, welche Themen mit wem zu besprechen sind.
Die weiterführenden Details zu offenen Punkten und Aufgaben sind im Notizbuch zu finden und dauerhaft gespeichert. Die Verknüpfung in meinem Verweis-Register ist hingegen nur temporär von Interesse und die Ergebnisse der Besprechung werden selbstverständlich im Notizbuch festgehalten.
Wie sieht so ein Register nun also aus?
Ich bevorzuge als Grundlage ein DIN A4 Blatt, das an der Längsseite geknickt wird. Das spart Platz und passt in mein Moleskine Notizbuch ohne dass es seitlich raus schaut. Wer gerade Striche zeichnen kann, zieht mittig einen Längs- und einige Querstriche für die Anzahl der Personen oder Termine, die notwendig sind. Man sollte dabei beachten, zu viele Querstriche begrenzen den verfügbaren Platz – es wird schnell unübersichtlich.
Persönlich bevorzuge ich drei Querstriche. Das ergibt den Platz Für acht Felder, die mit einer Person oder einem Termin gleichzusetzen sind. Eine PDF Vorlage für sechs und acht Feldern ist im Artikel verknüpft. Der Druck muss beidseitig (Bindung an langer Kante) erfolgen.
Jedes Feld wird mit einer Person oder dem Termin beschriftet und schon geht es los. Punkte aufnehmen, sammeln und in jedem Gespräch / Termin bist du bestens vorbereitet.
Viel Spaß beim Ausprobieren.
